Đại lý hải quan là gì ?

• Đó là những công ty chuyên làm dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý. Họ đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu của mình vào ô người khai hải quan (với phần mềm ECUS4), hoặc dùng chữ ký số của mình để truyền tờ khai (ECUS5 - VNACCS).
• Đại lý hải quan yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng đại lý. Đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan đến chủ hàng hoặc các lô hàng do đại lý làm thủ tục hải quan đứng tên khai hải quan theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
• Đại lý hoạt động dựa trên hợp đồng ủy quyền với chủ hàng xuất nhập khẩu và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền.

Khác nhau giữa đại lý và người khai thuê hải quan

Mặc dù đều là đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, nhưng giữa người khai thuê hải quan và đại lý hải quan có những khác nhau cơ bản:

• Đại lý thủ tục hải quan phải đứng tên trên tờ khai, với vai trò đại lý. Họ dùng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để làm tờ khai với các Khách hàng yêu cầu họ đứng trên tờ khai. Hoặc không cần đứng trên tờ khai, họ chỉ dùng token đại lý của mình để truyền tờ khai mà khách hàng đứng tên, mà không cần dùng token của khách hàng. Vẫn sử dụng giấy tờ của khách hàng ký đóng dấu.
• Người khai thuê (Dịch vụ): Lên tờ khai bằng phần mềm của họ rồi dùng token của Khách hàng để ký tờ khai, dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất kỳ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai quan. Với cơ quan hải quan, họ chính là người của chủ hàng.
  
  Chẳng hạn, bên tôi đang cung cấp dịch vụ thông quan thuê, tôi chỉ cử nhân viên đem giấy giới thiệu của khách hàng và bộ hồ sơ hải quan đi làm thủ tục. Hải quan không hề biết đến công ty tôi. Với Hải quan, nhân viên của chúng tôi là người đại lý phía bên Chủ hàng (người đứng tên trên tờ khai XNK).

Về tính trách nhiệm, đại lý ở mức độ cao hơn vì họ có dấu đứng trên tờ khai. Bản thân những doanh nghiệp này cũng sẽ được cơ quan hải quan đánh giá năng lực dựa trên những tờ khai mà họ đã hoàn thành.

• Đại lý hải quan phải có nhân viên được đào tạo (gọi là đại lý viên) và được Tổng cục hải quan công nhận.
• Trong khi đó người khai thuê thì có thể là bất cứ ai, chỉ cần biết chút nghiệp vụ và được chủ hàng thuê là có thể làm dịch vụ. 

Chủ hàng được lợi gì khi thuê đại lý làm thủ tục hải quan

Ưu điểm của việc thuê đại lý làm thủ tục hải quan:

• Không cần phải dùng chữ ký số của mình để duyệt ký (từ xa), hay gửi giấy khống như trước đây. Đại lý sẽ dùng chữ ký số của mình để khai và truyền tờ khai.
• Trách nhiệm và chuyên môn trong lĩnh vực hải quan cao hơn 

Tuy vậy, thực tế cả phía chủ hàng và đại lý đều đang có tâm lý ngại ký hợp đồng đại lý và ký tên trên tờ khai hải quan. Nguyên nhân được cho là do chính sách thuế và chính sách hàng hóa XNK phức tạp, các bên lo ngại về mặt pháp lý trong khi chưa có Hiệp hội về đại lý hải quan. Vấn đề này có lẽ sẽ được khắc phục trong thời gian tới, khi ngành hải quan đã triển khai hệ thống VNACCS và đẩy mạnh phát triển dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.

Điều kiện làm đại lý hải quan:

Để trở thành đại lý thủ tục hải quan, một công ty dịch vụ phải có ít nhất  là 1 nhân viên được đào tạo và được cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan.

Nhân viên đó phải tham gia khóa đào tạo theo quy định trong Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/1/2015 của Bộ Tài chính tại những cơ sở đào tạo được Tổng cục hải quan cho phép, chẳng hạn như: Học viện tài chính; Trường Cao đẳng Tài chính Hải quan, Trường Đại học Tài chính – Marketing …

Khóa học phải đủ 4 học phần, học trong khoảng 8-10 tuần thì xong, sau đó dự kỳ thi do Tổng cục hải quan tổ chức. Điểm cả 4 học phần đều trên 5 mới được cấp chứng chỉ.

Khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan quy định điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan:

1. a) Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;
2. b) Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;
3. c) Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.

TẠM NHẬP TÁI XUẤT VÀ TẠM XUẤT, TÁI NHẬP HÀNG HÓA LÀ GÌ?

I. Thế nào là tạm nhập-tái xuất và tạm xuất-tái nhập?

• Tạm nhập, tái xuất và tạm xuất, tái nhập được định nghĩa như sau:

1. Tạm nhập, tái xuất hàng hóa là việc hàng hoá được đưa từ nước ngoài hoặc từ các khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật vào Việt Nam, có làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hoá đó ra khỏi Việt Nam.
2. Tạm xuất, tái nhập hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra nước ngoài hoặc đưa vào các khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật, có làm thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam và làm thủ tục nhập khẩu lại chính hàng hoá đó vào Việt Nam.
3. Chính phủ quy định chi tiết về hoạt động tạm nhập, tái xuất, tạm xuất, tái nhập hàng hóa. 

II. Trình tự, thủ tục làm hàng tạm nhập-tái xuất và tạm xuất-tái nhậpHiện nay nhiều công ty đang gặp vướng mắc về thủ tục làm hàng tạm nhập tái xuất do chưa nắm rõ quy trình và loại hình phù hợp cho các mặt hàng của mình. Sau đây là trình tự các bước cần thực hiện:
Bước 1: cần lưu ý, trước hết phải xác định thật rõ nhu cầu tạm nhập để chọn đúng loại hình và chuẩn bị các chứng từ phù hợp với loại hình đó. Một số nhu cầu cơ bản theo loại hình này:

• Hàng được cho mượn để giới thiệu sản phẩm (cần có hợp đồng, mail thỏa thuận cho mượn trong thời hạn bao lâu, mục đích)
• Hàng có xuất xứ Việt Nam cần tái nhập để bảo hành cho khách (cần có hợp đồng mua bán có điều khoản bảo hành còn hiệu lực)
• Hàng cần đem đi triễn lãm nhưng sẽ phải tái nhập về (phải có giấy mời, thư bảo lãnh, hợp đồng thuê mướn...-tùy theo trường hợp).
• Hàng thuê có thời hạn (phải có hợp đồng cho thuê - ghi rõ thời hạn thuê).
• Hàng đem qua nước ngoài kiểm tra, test, lấy mẫu phân tích (dạng này cần phải chắc chắn tái nhập về nếu kiểm tra đạt / không đạt, test đủ tiêu chuẩn/ không đủ tiêu chuẩn...)

Bước 2: sau khi xác định rõ là hàng làm theo dạng tạm nhập – tái xuất, cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như sau:

• Hợp đồng sửa chữa, hợp đồng bảo hành, hợp đồng thuê mướn... (đã nêu ở trên)
• Commercial Invoice được cung cấp từ công ty người gửi. Giá trị hàng hóa tùy trường hợp, có thể là 100% giá trị nếu hàng mới mua chưa sử dụng hay hàng đem đi triễn lãm, hoặc chỉ còn 10-20% giá trị ban đầu do có khấu hao sử dụng.
• Packing List
• Công văn xin tạm nhập – tái xuất
• Tờ khai tạm nhập
• Vận đơn 

Lưu ý quan trọng: cần thể hiện rõ số serial number, model, hãng sản xuất, xuất xứ trên chứng từ trùng khớp với trên hàng hóa. -> có thể yêu cầu chụp lại ảnh trước khi gửi hàng đi để kiểm tra với chứng từ.

- Giá trị hàng hóa sẽ không tính thuế đối với hàng tạm nhập ngoại trừ trường hợp tạm nhập theo hình thức thuê mượn có phải thanh toán phí thuê mượn cho đầu nước ngoài. Thuế nhập khẩu sẽ được tính theo phí thuê mượn dựa vào mã HS của hàng hóa như lúc nhập kinh doanh bình thường. Hàng sẽ không chịu thuế VAT (điểm này quan trọng).


Bước 3: làm thủ tục hải quan, thông quan. Quy trình này cũng giống như quy trình hàng nhập bình thường.

Bước 4: Theo dõi và đảm bảo thời gian tạm nhập luôn còn hạn hiệu lực, nếu thấy sắp đến hiệu lực mà hàng hóa chưa sẵn sang để gửi trả cần gia hạn thêm... thì bạn phải làm thủ tục gia hạn cho tờ khai tạm nhập.
Bộ hồ sơ cho quy trình này là:

• Tờ khai tạm nhập bản gốc (liên do người nhập khẩu giữ) + bản photo sao y
• Công văn xin gia hạn 
• Hợp đồng sữa chữa, thuê mướn, triển lãm...
• Điều khoản, phụ lục có ghi gia hạn trong hợp đồng thuê mướn; hoặc email, công văn thông báo cần thêm thời gian sửa chữa, thuê mượn, triễn lãm...

Sau khi trình hải quan, hải quan tại chi cục mở tờ khai tạm nhập sẽ xác nhận trên tờ khai là gia hạn đến bao lâu.

Bước 5: Giả sử như hàng hóa đã xong việc, cần tái xuất trả, đây là lúc quan cần lưu ý một số điểm như sau:

• Xác định là đúng hàng hóa đã được nhập về (trùng serial number, model hay thông số trên tờ khai tạm nhập)
• Sau khi xác định đầy đủ các yếu tố thì liên hệ book lịch tàu, lịch bay để làm thủ tục tái xuất cho lô hàng

Book lịch tàu, lịch bay...Lấy B/L hay AWB khi hàng đã hoàn tất tái xuất.

Bước 6: Làm thủ tục tái nhập cho lô hàng

Cần chuẩn bị bộ hồ sơ tái xuất như sau:

• Tờ khai tái xuất khẩu thông tin hàng như tờ khai tạm nhập có thể xuất làm nhiều lần cho lô hàng tạm nhập. 
• Công văn tái xuất 
• Invoice 
• Packing List 
• Vận đơn xuất